Politique de confidentialité

VISION

Notre pharmacie respecte le droit à la vie privée de ses clients et de ses employés et s’engage à protéger les renseignements personnels recueillis à votre sujet. Nous avons adopté la présente politique de confidentialité afin d’établir des directives quant à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements que vous nous fournissez. Certaines pratiques adoptées reflètent les exigences des lois fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels, lesquelles sont entrées en vigueur le 1er janvier 2004. De façon générale, ces lois s’appliquent à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales, incluant les services pharmaceutiques et les magasins de détail. Les renseignements que nous détenons actuellement dans nos dossiers et que nous avons toujours recueillis, utilisés et communiqués dans le but d’offrir des services pharmaceutiques à nos clients, peuvent être assujettis à ces lois. Alors que précédemment vous pouviez nous faire part de votre consentement de façon informelle, comme en nous présentant votre carte d’assurance pour transmettre des renseignements à votre compagnie d’assurance, la nouvelle législation nous oblige dorénavant à obtenir votre consentement formel et à le consigner afin de recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels.

PRINCIPE 1

Nous sommes responsables des renseignements personnels que vous nous fournissez. Notre pharmacie est responsable de tous les renseignements personnels que nous détenons ou qui se trouvent sous notre contrôle. Ceci comprend tous les renseignements personnels transmis à une tierce partie aux fins de vous offrir des services. Nous avons élaboré des politiques et des pratiques pour assurer la protection de la vie privée de nos clients et de nos employés. Nous avons nommé Harry Haramis et Suzie Pilon à titre d’agents de la protection de la vie privée pour surveiller les enjeux liés à la protection des renseignements personnels au niveau de notre pharmacie. Nous avons également offert à nos employés une formation appropriée sur notre politique de confidentialité et leur rôle dans la protection de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions relativement à nos pratiques de confidentialité, nous vous invitons à communiquer avec un de nos agents de la protection de la vie privée.

 

PRINCIPE 2

Notre pharmacie vous fera part des motifs de la collecte de renseignements personnels avant que ceux-ci ne soient recueillis.

De quelle façon utilisons-nous et divulguons-nous vos renseignements personnels?

TRAITEMENT

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels dans le but de vous offrir des services pharmaceutiques ou liés à la santé. Nous pouvons utiliser vos renseignements pour coordonner les soins avec d’autres pharmacies et d’autres professionnels de la santé, tout comme nous l’avons toujours fait par le passé. Par exemple, nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour exécuter une ordonnance ou pour consulter votre médecin afin d’obtenir des précisions concernant votre ordonnance.

RÈGLEMENT DE L’ACHAT

Nous pouvons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels dans le but de recevoir le paiement pour vos médicaments d’ordonnance. Par exemple, nous devons fournir des renseignements sur les ordonnances remplies à votre régime d’assurance santé en vue d’obtenir le paiement.

COMMUNICATION AVEC LES PERSONNES QUI PARTICIPENT À VOS SOINS DE SANTÉ OU QUI S’OCCUPENT DU PAIEMENT DE CEUX-CI

Des professionnels de la santé tels que des pharmaciens et pharmaciennes, en faisant appel à leur jugement professionnel, peuvent divulguer à votre représentant en soins de santé, des renseignements personnels directement liés à son implication au niveau de vos soins ou des coûts qui s’y rattachent.

COMMUNICATIONS ÉDUCATIVES EN LIEN AVEC LA SANTÉ

Nous pouvons communiquer avec vous afin de vous rappeler le renouvellement de vos ordonnances ou pour vous informer des autres traitements disponibles, des événements en magasin, ou des autres avantages et services reliés aux soins de santé, qui sont susceptibles de vous intéresser.

COMMUNICATIONS CONCERNANT LES PRODUITS ET LES SERVICES

Nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels pour vous présenter ou pour vous recommander différentes options de traitement ou solutions de rechange, ou pour vous informer des autres avantages et services reliés aux soins de santé, qui sont susceptibles de vous intéresser. Afin de tenir à jour vos renseignements, votre pharmacien ou pharmacienne et le personnel de la pharmacie discuteront périodiquement avec vous des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Ils vous rappelleront également la raison pour laquelle vos renseignements personnels sont requis et demanderont votre consentement pour la collecte et l’utilisation de ces renseignements.

AUTRES MOTIFS JUSTIFIANT LA COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Notre pharmacie peut offrir, à l’occasion, des promotions et d’autres services pharmaceutiques tels que des programmes de bien-être et des événements à caractère éducatif en santé auxquels vous souhaitez possiblement participer. Afin que vous puissiez profiter pleinement de ces services, il est possible que nous vous demandions de nous fournir certains renseignements personnels. Au moment de recueillir ces renseignements, nous vous aviserons des raisons précises pour lesquelles ils sont requis et vous donnerons le choix de consentir à la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements. Si vous refusez de donner votre consentement, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir le service envisagé.

 

PRINCIPE 3

Notre pharmacie obtiendra votre consentement avant ou au moment de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

POURQUOI LES PHARMACIENS ET PHARMACIENNES DOIVENT-ILS OBTENIR VOTRE CONSENTEMENT?

Depuis le 1er janvier 2004, en vertu de la législation canadienne sur la protection des renseignements personnels, les pharmaciens et pharmaciennes ainsi que le personnel des pharmacies doivent obtenir votre consentement explicite pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels relatifs à votre santé.

Les renseignements que nous détenons actuellement dans nos dossiers et que nous avons toujours recueillis, utilisés et communiqués dans le but de vous offrir des services pharmaceutiques peuvent être assujettis à ces lois. Alors que précédemment vous pouviez nous faire part de votre consentement de façon informelle, comme en nous présentant votre carte d’assurance pour vous inscrire afin de faire exécuter une ordonnance, la nouvelle législation nous oblige dorénavant à obtenir votre consentement formel et à le consigner afin de recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels.

DE QUELLE FAÇON OBTIENDRONS-NOUS VOTRE CONSENTEMENT?

Depuis le 1er janvier 2004, lors de votre première visite à notre pharmacie, un pharmacien, une pharmacienne ou un membre du personnel vous informe des fins auxquelles les renseignements personnels sont requis et à qui ils seront communiqués. Nous vous demandons de donner votre consentement et consignons cette information dans nos dossiers d’ordonnance. Nous vous demanderons, de temps à autre, de réitérer votre consentement afin de nous assurer que nos dossiers sont toujours exacts. Vous pourriez, à l’occasion, vouloir que des renseignements au sujet de vos ordonnances soient divulgués à un membre de votre famille ou un représentant autorisé ou, au contraire, vouloir restreindre la transmission de ces renseignements. Nous donnerons suite à votre demande dès que nous aurons été avisés de vos intentions.   À titre d’exemple, si vous souhaitez prendre des dispositions particulières pour ramasser ou faire livrer votre ordonnance, nous assurerons le suivi de cette modification suite à la réception de votre demande. Nous consignerons vos instructions dans votre dossier. Vous n’avez qu’à communiquer avec votre pharmacie et nous procéderons volontiers à la mise à jour des renseignements.

QU’ARRIVERA-T-IL SI VOUS NE DONNEZ PAS VOTRE CONSENTEMENT OU SI VOUS RETIREZ VOTRE CONSENTEMENT À UNE DATE ULTÉRIEURE?

Si vous choisissez de ne pas donner votre consentement pour la collecte et l’utilisation des renseignements sur votre santé, nous sommes quand même tenus de nous conformer à toutes les lois provinciales qui nous obligent à conserver les données relatives aux ordonnances que nous avons exécutées pour vous. Toutefois, il est possible que nos dossiers ne renferment pas suffisamment de renseignements au sujet de votre santé pour que nous soyons en mesure de vous offrir une gamme complète de services pharmaceutiques. Si vous ne consentez pas à ce que notre pharmacie communique avec votre compagnie d’assurance, vous pouvez être tenu de payer vos médicaments et de faire parvenir directement à votre régime d’assurance les renseignements nécessaires en vue d’un remboursement.

EXCEPTIONS À L’OBTENTION DU CONSENTEMENT

Notre pharmacie recueillera, utilisera et divulguera vos renseignements personnels sans votre consentement seulement dans quelques circonstances particulières prévues par la loi.  Certaines situations qui ont toujours existé et qui se présenteront possiblement encore, font exception à l’exigence d’obtenir votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Ces circonstances sont autorisées en vertu de la loi afin de s’assurer que l’exigence d’un consentement ne porte pas atteinte à votre santé et à votre sécurité. Des renseignements personnels peuvent être recueillis sans consentement lorsque la collecte de ces renseignements est manifestement dans l’intérêt de la personne et le consentement ne peut être obtenu en temps opportun auprès de celle-ci. Les renseignements personnels peuvent être utilisés sans consentement dans une situation d’urgence mettant en péril la vie, la santé ou la sécurité d’une personne. Les renseignements personnels peuvent être divulgués sans consentement lorsque les renseignements sont communiqués à une personne qui doit obtenir cette information dans le cas d’une situation d’urgence mettant en péril la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.

 

PRINCIPE 4

Notre pharmacie limite la quantité ainsi que le type de renseignements personnels recueillis. Nous recueillerons des renseignements personnels aux seules fins précisées ou tel qu’autorisé par la loi. Nous limiterons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. À titre d’exemple, si la raison pour laquelle les renseignements sont recueillis est de permettre à la pharmacie de soumettre une demande de remboursement de médicaments auprès d’un agent d’indemnisation ou d’un gestionnaire de régime d’assurance médicaments, la pharmacie recueillera seulement l’information nécessaire à la présentation de cette demande.

PRINCIPE 5

Notre pharmacie utilisera et communiquera vos renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins établies. Afin de vous offrir des soins de santé de qualité et de nous conformer aux lois fédérales et provinciales, nous consignons en dossier la liste des médicaments prescrits que nous vous avons fournis. Nous consignons également en dossier toute autre information sur votre santé qui est pertinente et nécessaire afin de déterminer si le médicament recommandé ou donné convient à votre état de santé. Nous conserverons vos renseignements personnels pour la période de temps prévue par la loi (nous devons conserver les dossiers d’ordonnance pour un certain nombre d’années même si la personne n’est plus un client ou une cliente). Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à des tierces parties, sauf dans les cas où nous avons obtenu votre consentement ou tel qu’exigé par la loi. Dans les cas où nous avons recueilli vos renseignements personnels dans le cadre d’un programme de fidélisation, d’un concours, d’une promotion ou à d’autres fins qui ne sont pas reliées à des services pharmaceutiques, nous n’utiliserons ces renseignements qu’aux seules fins auxquelles nous les aurons recueillis et à toute autre fin qui vous aura été communiquée et à laquelle vous aurez donné votre consentement. Nous ne conserverons vos renseignements qu’aussi longtemps que nécessaire pour vous offrir ces services. Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à des tierces parties, sauf dans les cas où nous avons obtenu votre consentement ou tel qu’exigé par la loi. Nous vous ferons part de nos intentions et obtiendrons votre consentement préalable dans l’éventualité où nous envisageons d’utiliser vos renseignements personnels de manière ou pour des fins qui sont nouvelles. Lorsque vos renseignements personnels ne seront plus nécessaires, ils seront détruits ou dépersonnalisés.

PRINCIPE 6

Notre pharmacie veillera à préserver l’exactitude des renseignements personnels qui se trouvent en notre possession ou sous notre contrôle. Afin de vous offrir un service professionnel de grande qualité, nous devons nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont exacts, exhaustifs et à jour. De temps à autre, votre pharmacien ou pharmacienne vous demandera de mettre à jour vos renseignements personnels. Par exemple, l’information au sujet de vos allergies peut être revue régulièrement. Nous vous prions de signaler à votre pharmacien ou pharmacienne tout changement à l’égard de vos renseignements personnels qui pourrait avoir une incidence sur les services que nous vous offrons. Il pourrait s’agir, par exemple, d’un changement au niveau de votre état de santé comme un nouveau diagnostic, ou d’un changement d’emploi ou de lieu de résidence.   Vous pouvez, en tout temps, faire la demande auprès de votre pharmacien ou pharmacienne pour consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, lorsque nécessaire, les mettre à jour afin d’en assurer l’exactitude.

PRINCIPE 7

Notre pharmacie protège vos renseignements personnels en appliquant des mesures de protection qui tiennent compte du caractère sensible des renseignements. Nous protégeons vos renseignements personnels en utilisant des installations physiques sécurisées, des outils et des pratiques sécuritaires qui répondent aux normes de l’industrie, ainsi que des politiques et pratiques internes clairement définies. Afin d’empêcher la perte, l’utilisation et la modification non autorisée de vos renseignements personnels, des mesures de sécurité sont mises en œuvre pour protéger les renseignements qui se trouvent sous notre contrôle. Nous conservons les renseignements recueillis dans un environnement sécurisé par un mot de passe afin d’empêcher tout accès électronique non autorisé de vos renseignements personnels.

PRINCIPE 8

Notre pharmacie fera preuve de transparence en ce qui concerne nos pratiques dans le contexte de gestion de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité est également disponible, dans son intégralité, en ligne à l’adresse suivante : www.medicalartspharmacy.ca ou en communiquant avec un de nos agents de la protection de la vie privée (veuillez vous reporter à la section « Communiquez avec nous », page 6). Vous pouvez vous procurer une brochure qui résume la présente politique sur la confidentialité auprès de nos pharmacies ou en communiquant avec un de nos agents de la protection de la vie privée.

PRINCIPE 9

Si vous en faites la demande, notre pharmacie vous informera du type de renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou qui sont sous notre contrôle, de l’usage qui en est fait, à qui ces renseignements personnels ont été divulgués et à quelles fins. Même si la loi prévoit certaines exceptions au principe d’accès, en général, toute personne âgée de 18 ans ou plus a le droit de consulter les renseignements personnels détenus à son sujet par nos pharmacies et d’en obtenir une copie. Ces renseignements comprennent habituellement les dossiers d’ordonnance et de facturation. Les parents des enfants âgés de moins de 18 ans peuvent également présenter une demande d’accès pour les dossiers de leurs enfants. Adressez-vous à votre pharmacien ou pharmacienne, en personne ou par écrit, afin de déterminer quels renseignements nous détenons à votre sujet. Dans la plupart des cas, nous donnerons suite à votre demande dans un délai de 30 jours. Si vous avez des préoccupations au sujet de l’accès à vos renseignements, ou si vous souhaitez apporter des corrections aux renseignements que nous détenons à votre sujet, nous vous invitons à en parler avec votre pharmacien ou pharmacienne qui se fera un plaisir de vous aider. Pour obtenir l’accès à tout autre renseignement personnel que vous croyez que nous détenons relativement à un programme de fidélisation, un concours, une promotion ou à d’autres fins qui ne sont pas reliées à des services pharmaceutiques, nous vous invitons à communiquer avec votre pharmacien ou pharmacienne (veuillez vous reporter à la section « Communiquez avec nous », à la page 6).   Dans la plupart des cas, nous donnerons suite à votre demande dans un délai de 30 jours.

PRINCIPE 10

Vous pouvez porter plainte à l’égard du non-respect de la présente politique de confidentialité. Notre pharmacie répondra aux plaintes et aux questions des individus au sujet de la confidentialité. Nous ferons enquête et tenterons de résoudre toutes les plaintes. Pour remettre en question la conformité aux exigences relatives à la vie privée dans le contexte d’activités reliées aux services pharmaceutiques, veuillez faire part de vos préoccupations, par écrit, à votre pharmacien ou pharmacienne, avec copie conforme à un de nos agents de la protection de la vie privée. Votre pharmacien ou pharmacienne est responsable d’enquêter sur votre plainte et d’y répondre dans les meilleurs délais, ce qui sera fait généralement dans un délai de 30 jours. Si vos préoccupations concernent des renseignements personnels recueillis dans le cadre d’un programme de fidélisation, d’un concours, d’une promotion ou d’autres fins qui ne sont pas reliées à des services pharmaceutiques, veuillez communiquer avec un de nos agents de la protection de la vie privée. Ces agents sont responsables d’enquêter sur votre plainte et d’y répondre dans les meilleurs délais, ce qu’ils feront généralement dans un délai de 30 jours.

Si vous êtes d’avis que l’on n’a toujours pas répondu à vos préoccupations, veuillez communiquer directement avec un de nos agents de la protection de la vie privée (veuillez vous reporter à la section « Communiquez avec nous », à la page 6). Nos agents de la protection de la vie privée s’assureront qu’une enquête approfondie de votre plainte a été menée et, dans la plupart des cas, vous feront part de leurs conclusions dans un délai de 30 jours.

LA CONFIDENTIALITÉ ET NOS EMPLOYÉS

Nous avons pris des mesures afin que nos employés agissent conformément avec la présente politique. Nous nous en assurons notamment en offrant une formation aux employés sur cette politique et leur rôle dans la protection de vos renseignements personnels, en incluant la formation en matière de confidentialité dans la formation initiale dispensée aux nouveaux employés, en exigeant des employés qu’ils signent une déclaration à l’effet qu’ils comprennent et qu’ils consentent à respecter la politique de confidentialité lorsque, dans le cadre de leurs responsabilités quotidiennes, ils ont accès à des renseignements personnels.   De plus, nous attachons beaucoup d’importance à la protection de la vie privée de nos employés. Nous avons pris des mesures pour protéger les renseignements qu’ils fournissent dans le cadre de leur emploi. La protection de leurs renseignements personnels est assurée notamment en limitant les informations recueillies sur les demandes d’emploi et d’avantages sociaux à celles qui sont strictement nécessaires pour leur gestion, en prenant des mesures de sécurité pour protéger les renseignements relatifs à leur emploi, en permettant aux employés l’accès à leur dossier d’emploi (avec quelques exceptions) et en leur permettant de questionner nos pratiques sur la confidentialité.

La politique de confidentialité dans la section « Notre politique de confidentialité » s’applique également au présent site Web.